create counter
header

Een Zakelijke Brief Schrijven – Helemaal Niet Moeilijk!

De brief lijkt voor velen onder ons een curiosum uit een lang vervlogen tijdperk. De meeste communicatie die vroeger via de post verliep, gaat tegenwoordig per e-mail. Toch kan het zo zijn dat je een enkele keer een heuse brief moet schrijven. Meestal gaat het dan om een zakelijke brief, een sollicitatiebrief bijvoorbeeld.

Ja, en daar zit je dan achter je pc: hoe moest dat ook alweer, een zakelijke brief schrijven? Wat waren ook alweer die conventies die je vroeger op school hebt geleerd, maar die je nog nooit in het werkelijke leven hebt moeten toepassen? En welke toon dien je aan te slaan? Moet die echt heel zakelijk zijn of mag het ook iets moderner?

In dit artikel frissen we je geheugen weer een beetje op. We zetten nog eens voor je op een rijtje hoe je een zakelijke brief moet opmaken. Daarnaast geven we tips over de opbouw, de inhoud en de toon.

Er bestaan verschillende soorten zakelijke brieven, variërend van klachtenbrieven tot bedankbrieven. Omdat dit een website met sollicitatietips is, nemen we logischerwijs de sollicitatiebrief als uitgangspunt.

Zakelijke brief: de adresgegevens

We hebben het allemaal moeten leren tijdens de Nederlandse les: het schrijven van een zakelijke brief. Een groot deel van de aandacht ging daarbij uit naar de correcte vermelding van de adresgegevens. Hoe zat het ook alweer?

Je begint met de gegevens van de afzender, van jezelf dus. Je vermeldt in ieder geval het volgende:

  • Je voorletter(s) en achternaam
  • Straatnaam en huisnummer
  • Postcode en woonplaats

Hierna volgt een witregel die op zijn beurt weer wordt gevolgd door je contactgegevens:

  • Telefoonnummer (bij voorkeur mobiel – je mag ook beide telefoonnummers, onder elkaar, vermelden)
  • Eventueel: faxnummer
  • E-mailadres

Volgende onderdeel: de adresgegevens van de geadresseerde. Hier worden vaak fouten in gemaakt, dus let goed op!

  • Bij een sollicitatiebrief kun je beginnen met de naam van de instelling die je aanschrijft, eventueel, op de volgende regel, gevolgd door de naam van de afdeling.
  • Daarna vermeld je de naam van de geadresseerde. Begin altijd meteen met ‘de heer’ of ‘mevrouw’ – bij twijfel ‘de heer/mevrouw’. De achternaam schrijf je voluit, het liefst inclusief voorletters. Achternamen die beginnen met ‘het’ of ‘de’ schrijf je met een voorletter. ‘t.a.v.’ wordt tegenwoordig nauwelijks nog gebruikt.
  • Het adres
  • Postcode en plaats

Na deze gegevens volgt de dagtekening, dat wil zeggen: plaatsnaam en datum. De naam van de maand schrijf je voluit. De regel daaronder geef je het onderwerp van de brief.

Voor de overzichtelijkheid een voorbeeld:

 

W. Bakens

Adresstraat 36

1234 AB Den Plaats

 

Tel.: 012 – 345 67 89

Fax.: 012 – 345 67 89

[email protected]rovider.nl

 

Universiteit van Harderwijk

Faculteit der Wetenschapskunde

De heer W. Van Wanten

Postbus 01234

4321 BA Harderwijk

 

Den Plaats, 17 maart 2014

 

Betreft: sollicitatie vacature studiebegeleider

 

Aanhef en afsluiting van een zakelijke brief

Een ander struikelblok voor velen: de aanhef en de afsluiting. Een veelgemaakte fout: een formele aanhef die wordt gevolgd door een te informele afsluiting of vice versa. En dat terwijl het eigenlijk heel simpel is: wanneer je begint met ‘Geachte + achternaam’ en eindigt met ‘Hoogachtend’ of ‘Met vriendelijke groeten’ zit je altijd goed.

Zowel achter de aanhef als achter de afsluiting staat een komma.

Onder de afsluiting zet je je handtekening en vermeld je nogmaals je naam (wederom inclusief voorletters). Bij een sollicitatiebrief vermeld je tevens dat je je cv hebt meegestuurd als bijlage (Bijlage: curriculum vitae).

 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voor je begint met schrijven is het goed om bij jezelf te bedenken welke informatie je precies kwijt wilt. Zet de belangrijkste punten voor jezelf op papier en stel een (voorlopige) alinea-indeling samen. Je zult zien, aan de hand van een dergelijk overzicht gaat het schrijven een stuk makkelijker!

Bedenk ook dat je zo concreet mogelijk moet zijn. Je moet duidelijk maken wat het doel is van je zakelijke brief (in het geval een sollicitatiebrief is dat maar al te duidelijk: uitgenodigd worden voor een gesprek). Het moet voor de brieflezer meteen helder zijn waar je brief over gaat en waar het jou om te doen is. Eindig ook concreet en nodig jezelf uit voor het door jou zo verlangde gesprek.

 

De indeling van een zakelijke brief

Met behulp van het overzicht dat je van te voren hebt gemaakt, kun je gemakkelijk de informatie in je zakelijke brief rangschikken. De verschillende alinea’s dienen logisch op elkaar aan te sluiten. Zorg ervoor dat de belangrijkste informatie van iedere alinea direct in de eerste (of anders in de tweede) zin gegeven wordt: dit verhoogt de duidelijkheid.

Scheid iedere alinea met een witregel. Ook dit komt de leesbaarheid ten goede: één groot blok tekst nodigt niet uit tot lezen. Maak de alinea’s ook niet te lang! Vijf à zes regels is het maximum.

Voor een sollicitatiebrief is dit een logische indeling:

  • Pakkende inleiding
  • Noemen van de vacature + jezelf introduceren
  • Ervaring
  • Opleiding
  • Bijzondere competenties + wat voeg ik toe aan de organisatie?
  • Uitnodiging voor gesprek

 

De juiste toon: maak het niet te formeel!

In een zakelijke brief moet je vast een zakelijke toon aanslaan… Dat klopt, maar maak het ook weer niet té bont. Tegenwoordig is het ook in zakelijke brieven gebruikelijk om een iets persoonlijker en moderner taalgebruik te hanteren. Een te formele toon maakt een archaïsche, wat ongemakkelijke indruk. Het leidt alleen maar af.

Gebruik bijvoorbeeld geen uitdrukkingen die je in een normaal zakelijk gesprek ook niet zou gebruiken. ‘Met betrekking tot…’ bijvoorbeeld is gewoon ‘Over…’. En ook ‘Ten aanzien van…’ klinkt wel erg ouderwets!

Tot slot: spreek de lezer toe met ‘u’ en doe dit de hele brief lang. Dit is een andere veelgemaakte fout: beginnen met ‘u’ en vervolgens overstappen op ‘jj’. Dit is weinig consistent en bovendien bijzonder onbeleefd! Houd de beleefdheidsvorm tot het einde toe vol!

 

Wat een gedoe!

Pfoe… in vergelijking met het versturen van een e-mail lijkt het schrijven van een zakelijke brief een hoop gedoe! Zeker, maar het versturen van een brief heeft ook een groot voordeel: de ontvanger ziet direct dat je een moeite hebt willen doen. Heb je meteen een streepje voor – zeker handig als de zakelijke brief in kwestie een sollicitatiebrief is!

Vond je deze informatie nuttig? Help anderen door dit artikel te liken of te delen.

 

Leer de ‘magische formule’ voor het schrijven van effectieve sollicitatiebrieven

Perry Kroes is een autoriteit op het gebied van solliciteren, een cv opstellen en het vinden van je ideale baan.

In zijn baanbrekende methode leer je onder andere:

  • Hoe je jezelf kunt verkopen zonder op te scheppen
  • De ‘magische sollicitatiebrief-formule’ uitgelegd in 10+1 regels
  • De indeling van de moderne sollicitatiebrief- en email
  • En nog veel, veel meer!

Perry’s Sollicitatie Handboek Risicovrij Uitproberen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *