create counter
header

Schrijf een Goede Zakelijke Brief met dit voorbeeld!

Met beleefdheid kom je ergens. Wil je iets aanvragen bij de klantenservice, dan word je veel sneller geholpen als je dit beleefd doet. Wanneer je iets nodig hebt van je partner, schreeuw je niet wat je van hem of haar verlangt. Maar duidelijkheid is ook van belang; niemand kan je geven wat je wilt als ze niet weten wat dat is. Door beleefd en duidelijk iets te vragen, is het veel makkelijker iets te krijgen.

Daarom bestaan er zakelijke brieven. Zakelijke brieven worden geschreven wanneer je een verzoek of vraag hebt. Deze brieven zijn per definitie beleefd en duidelijk. Als je wilt weten welke soorten zakelijke brieven er zijn, wat je wel en niet in je zakelijke brief zet en een voorbeeld van een zakelijke brief wilt zien, lees dan verder.

Soorten zakelijke brieven

Er zijn verschillende soorten zakelijke brieven. We hebben ze voor jou even op een rijtje gezet en toegelicht:

  • Sollicitatiebrief: bij een zakelijke brief denkt men meestal aan een sollicitatiebrief, omdat deze erg belangrijk en zeker veelvoorkomend is. Met een sollicitatiebrief bied je jezelf aan als potentiële werknemer bij een bedrijf en zet je je talenten en interesses uiteen.
  • Bedankbrief: wanneer een bedrijf of persoon op gunstige wijze aan je wensen heeft voldaan, is het voor sommige mensen gebruikelijk een bedankbrief te schrijven. Deze brieven zijn anders dan normale zakelijke brieven, omdat er een mededeling wordt gedaan in plaats van een verzoek of vraag.
  • Klachtenbrief: wanneer je ontevreden bent met het handelen van een bedrijf of persoon, kun je een klachtenbrief schrijven. In deze klachtenbrief is in veel gevallen een verzoek opgenomen, namelijk om te zorgen dat de klant weer tevreden is. Dit kan door middel van geld, een reparatie of soms simpelweg een excuus.
  • Gelegenheidsbrief: een gelegenheidsbrief is een brief die mededeelt dat een zekere gelegenheid er aan komt en dat de ontvanger van deze brief hiervoor uitgenodigd is. Dit kan een Nieuwjaarsborrel, kerstdiner of receptie zijn. Sommige mensen zien een gelegenheidsbrief ook als een brief die bijvoorbeeld condoleert of feliciteert.
  • Factuur of herinnering: wanneer je nog geld krijgt van een cliënt, huurder of ander persoon kan je een factuur of herinnering sturen. De factuur is de nota die aangeeft hoeveel er betaald moet worden. De herinnering is een schriftelijke herinnering dat de ontvanger nog niet betaald heeft.

Tips over de inhoud

Wat zet je wel in je zakelijke brief en wat niet? Dit kan nog wel eens lastig zijn. Zoals in de inleiding al verteld werd, is het belangrijk om beleefd en duidelijk te zijn. Dit is de ene keer makkelijker dan de andere. Zeker wanneer je boos bent of teleurgesteld, is beleefd blijven nog wel eens lastig. Daarom is het handig om in dit soort situaties zo afstandelijk mogelijk te blijven. Presenteer de zaken als feiten, niet als beledigingen of persoonlijke fouten.

Naast beleefdheid is duidelijkheid wat een zakelijke brief succesvol maakt. Je kunt je brief duidelijk maken door:

  • Je brief op te delen in alinea’s en deze voor één onderwerp te gebruiken;
  • Gebeurtenissen in chronologische volgorde te vertellen;
  • Geen dubbelzinnig taalgebruik te gebruiken;
  • (Bij lange brieven) een korte samenvatting van je verzoek aan het eind te schrijven.

Wat moet je nu niet doen wanneer je een zakelijke brief schrijft? Als je een zakelijke brief als een zakelijk gesprek ziet, wordt het al iets duidelijker. Wanneer je een klacht hebt, schreeuw je niet tegen de receptionist. Zorg dus dat je dit ook niet doet in je brief. Je emoties te veel mee laten spelen zorgt dat je niet meer serieus wordt genomen.

Daarnaast word je ook minder snel serieus genomen wanneer je veel spelfouten en grammaticale fouten hebt. Heb je hier moeite mee, dan is het fijn om je brief even na te laten kijken door iemand die hier vaardig en ervaren in is. Zeker als je gaat solliciteren is het fijn om te weten dat je professioneel overkomt.

Voorbeeld van een zakelijke brief

We hebben een voorbeeld van een korte klachtenbrief voor je in elkaar gezet, zodat je een beetje een idee krijgt van hoe een beleefde doch duidelijke brief er uit moet zien.

“P. de Soc-Veerens

Brandnetelweg 33a

4335 DA Middelburg

[email protected]
135 Electronics

Klantenservice

Postbus 135

8585 DD Amsterdam

Betreft: klacht levering blender, bestel nr. 234D90

Middelburg, 24 december 2014

Geachte heer/mevrouw,

Op 4 december jl. bestelde ik via uw webshop een blender van het merk Princess. Via de email ontving ik diezelfde dag een bevestiging dat mijn blender binnen zeven dagen bezorgd zou worden. Dit kwam goed uit, want op 20 december zou ik deze blender cadeau doen aan mijn kleindochter.

Op 12 december was de blender nog niet gearriveerd, dus besloot ik telefonisch contact op te nemen met uw klantenservice. Hier werden excuses aangeboden en er werd mij beloofd dat ik de blender binnen drie werkdagen kon verwachten.

Deze belofte werd echter niet nagekomen, en mijn blender was nog steeds niet bezorgd op 16 december. Na nogmaals telefonisch contact te hebben, arriveerde mijn blender op 20 december, twee uur voordat ik naar de verjaardag van mijn kleindochter vertrok.

Mijn verzoek aan u is om de bezorgkosten van €6,95 te annuleren, gezien het feit dat ik diverse dagen tevergeefs op mijn pakketje heb moeten wachten. Daarnaast zou ik u willen vragen om de volgende keren duidelijker te zijn en uw klanten beter in te lichten op het moment dat er problemen zijn met de bestelling.

In afwachting van uw spoedige reactie verblijf ik.

Met vriendelijke groet,

-handtekening-

P. de Soc-Veerens

We hebben het in dit artikel gehad over de soorten zakelijke brieven. Daarnaast hebben we besproken wat je wél in je brief moet zetten, en wat niet. Dit is belangrijk omdat je professioneel en beleefd over wilt komen in je brief. Ten slotte hebben we voor jou een voorbeeldbrief geschreven. Deze brief is er om je op het juiste pad te brengen wanneer het gaat om zakelijke – in dit geval voor klachten – brieven.

We hopen dat deze uitleg, tips en dit voorbeeld je geholpen hebben en wensen je veel succes met het schrijven van je brief!

Leer de ‘magische formule’ voor het schrijven van effectieve sollicitatiebrieven

Perry Kroes is een autoriteit op het gebied van solliciteren, een cv opstellen en het vinden van je ideale baan.

In zijn baanbrekende methode leer je onder andere:

  • Hoe je jezelf kunt verkopen zonder op te scheppen
  • De ‘magische sollicitatiebrief-formule’ uitgelegd in 10+1 regels
  • De indeling van de moderne sollicitatiebrief- en email
  • En nog veel, veel meer!

Perry’s Sollicitatie Handboek Risicovrij Uitproberen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *